Les associations sont des organisateurs d’événements. Elles planifient, invitent, animent et distribuent de l’information sur des conférences, des débats et des tables rondes, des salons, des événements de sensibilisation, des collectes de fonds, des projections de films.

Autant d’occasions de rencontrer et de discuter avec l’association et avec ses publics extérieurs, d’approfondir les liens entre l’intérieur et l’extérieur de l’association.

Autant d’occasions de s’interroger sur la participation du public dans ces événements et sur les traces de l’événement en ligne : qu’est ce que les associations peuvent faire pour s’assurer de la compatibilité de leur événement avec les médias sociaux ? Qu’est ce que les utilisateurs des médias sociaux pourraient faire pour garantir la réussite de l’événement et multiplier sa portée ?

Les outils web au service d’un événement

Internet met à notre disposition de nombreux services qui simplifient et changent notre rapport aux événements.

  • Ces outils facilitent la planification et l’organisation en amont (par exemple les événements facebook, les services meetup, google docs ou google calendar),
  • Ils permettent de distribuer l’information au delà du lieu où se tient l’événement (le site de microblogging twitter, le chat à plusieurs etherpad ou le liveblogging de coveritlive),
  • Ils archivent et  mémorisent les données, les propos échangés, les participants, les initiatives (sur un blog, site web, les sites de partage photo et vidéo),

En fait, ces outils créent un prolongement de l’événement sur les territoires digitaux. L’événement a lieu, il laisse des traces produites par les organisateurs, mais l’idée avec les médias sociaux est de favoriser les productions des participants à l’événement, et de favoriser la participation à distance et asynchrone.

Calendrier Aztèque : plein d’événements mais pas de médias sociaux ;) Source.

L’événement n’est plus ponctuel et isolé, il est moins dépendant d’une synchronisation de l’attention dans un lieu et un espace donné, il acquière une pérennité et plus de visibilité.

Pensé pour et avec les médias sociaux, l’événement peut multiplier sa portée.

L’événement augmenté par les médias sociaux

Parmi les prolongements imaginables en ligne, voici quelques idées :

  • réaliser des articles ou des comptes rendus (textes, photos, vidéos) proposés aux participants et à ceux qui auraient bien voulu venir,
  • proposer une page qui recense tous les profils des participants, inviter les participants à rejoindre cette page pendant l’événement,
  • favoriser la réalisation de comptes-rendus par les participants, favoriser la mise en commun de ces productions après l’événement,
  • poursuivre les débats d’une table ronde en ligne, proposer une bibliographie, une liste de liens, une présentation illustrant les propos,
  • collecter et analyser les avis des participants pour adapter les événements suivants,
  • favoriser la mise en relation des participants les uns avec les autres,
  • alimenter les conversations sur les médias sociaux en proposant des arguments renvoyant vers les comptes rendus.  Ce qui revient à essaimer vos liens et vos arguments sur les pages susceptibles d’être lues par des internautes intéressés,

Sans les médias sociaux, ces prolongements incombaient à l’organisateur de l’événement. Aujourd’hui, ces prolongements ne sont plus seulement le fait de l’organisateur, mais des utilisateurs des médias sociaux.

Vous pouvez prendre un photographe professionnel pour couvrir votre événement, mais il y a des chances que les médias sociaux s’animent surtout avec les photos prises par les participants de l’événement.

Photo d’Anirudh Koul, qui me pardonnera mes ajouts

Créer des passerelles entre l’événement off et on line

Je laisse de côté l’éternelle opposition entre virtuel et réel, car si les deux univers peuvent s’opposer, c’est en les faisant dialoguer que nous obtenons le meilleur des deux. Il faut donc adapter les événements aux besoins des médias sociaux et favoriser le recours à ces outils de la part des participants. D’autres idées :

  • s’assurer que l’événement existe sur une page web accessible via un url (et pas seulement en pièce jointe d’un email) : une condition de circulation de l’information sur les médias sociaux
  • faire en sorte de solliciter, d’enregistrer et de rendre public les intentions et les attentes de ceux qui participent à l’événement,
  • disposer d’une page qui répertorie les profils des personnes présentes. Inviter les participants à rejoindre cette page pendant l’événement. Animer cette page après l’événement.
  • définir un hashtag twitter et le promouvoir en amont et pendant l’événement. Le hashtag apparait sur twitter précédé d’un #, il doit être court pour ne pas prendre de place, mais surtout il produit un lien vers une page twitter centralisant tous les tweets utilisant le hashtag,
  • proposer aux participants d’uploader les photos, vidéo ou notes écrites, sur la page facebook de l’événement, sur youtube ou ailleurs, mentionner l’existence de ces pages pendant l’événement,
  • recueillir des témoignages du public pendant l’événement, les valoriser dans les articles de compte rendu de l’événement, faire circuler ces articles auprès des participants, ceux qui n’ont pas pu venir et les abonnés de la newsletter,
  • identifier et inviter des utilisateurs des médias sociaux qui s’expriment sur des thèmes proches des activités de l’association et du sujet de l’événement,
  • mettre les responsables d’association à disposition de qui voudraient réaliser une interview, même s’ils ne sont pas journalistes,
  • montrer et initier les publics de l’association à l’utilisation qui est faite des médias sociaux et demander à ces publics ce qu’ils en pensent, ce qu’ils recommandent
  • valoriser ces dispositifs de médias sociaux auprès des journalistes et des médias.

Réfléchir à la manière d’articuler les événements avec les besoins et les contraintes des médias sociaux est une condition pour tirer parti de la diffusion de l’information au sein de ces réseaux. Cela nécessite de mener un effort de production, d’adapter les productions et d’accepter/de faciliter la coproduction de l’information par les participants.

En avez-vous fait l’expérience ? Avez-vous participé à des événements qui proposent ce type de dispositif ? Pour ceux qui connaissent, les Wisertuesay de la Ruche et les événements de la Cantine sont assez exemplaires dans l’utilisation et l’esprit participatif qui permet au contenu de l’événement de se diffuser dans les réseaux.

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